Det er en utopi at tro, at man kan designe et system, der får alt til at hænge sammen

Lad os få teknologien og innovationen ned på jorden. Det er nok den vigtigste opgave for plejeteknologiske virksomheder. Man kan udvikle avanceret teknologi, men hvis slutbrugerne ikke oplever ekstra værdi, kommer den aldrig til at fungere, som man havde tænkt sig. Som leverandør af IT-systemer virker det skørt at sige det, men det er faktisk en af de vigtigste praktiske erfaringer, som vi gerne vil dele.  

Af: Caroline, konsulent hos Ascom

Én størrelse til alle?

Teknologi fungerer altid anderledes i praksis end på papiret, og der er helt sikkert ikke én størrelse til alle. Alle organisationer og afdelinger fungerer forskelligt.

Et godt eksempel er vores partnerskab med Bravis Hospitals mor-barn-center, hvor vi integrerede et medicinsk overvågningssystem til neonatalafdelingen. Det er en meget speciel afdeling, hvor alarmerne spiller en væsentlig rolle, akkurat som på en intensivafdeling. Opgaven var at prioritere og tildele alarmerne ved hjælp af et intelligent system, så sygeplejerskerne kunne få færre alarmer og en mere struktureret arbejdsdag. Ud fra ønsker og behov blev et intelligent alarmsystem konfigureret og installeret i afdelingen. Systemet var naturligvis baseret på et princip om, at det skulle lette sygeplejerskerne i deres arbejde. Men da implementeringen efterfølgende blev vurderet, så det i første omgang ud til, at det forholdt sig anderledes.

Ikke som på papiret

I evalueringen kom det frem, at afdelingens sygeplejersker var ved at blive vanvittige over alle alarmerne på afdelingen, selvom et af systemets formål var at reducere antallet af alarmer. Hvad gik galt? 

I praksis viste det sig, at tildelingen af alarmerne ikke var konfigureret korrekt, så hver sygeplejerske modtog alarmerne for hele afdelingen. Tildelingen af alarmer er i princippet en god ekstra funktion, der er beregnet til at gøre sygeplejerskernes arbejde nemmere, men i praksis skabte den kun ekstra stress. Og ekstra stress var ikke lige det, sygeplejerskerne havde brug. For fire år siden samlede Bravis barselsplejen på en enkelt lokalitet, hvor man samlede en række eksisterende afdelinger og arbejdsgrupper. For mange medarbejdere var alting nyt: omgivelserne, arbejdsmetoderne og også systemerne. Det var en omfattende ændring, og implementeringen af alarmsystemerne gik ikke særlig glat. Selvom systemet på papiret leverede præcist i forhold til sygeplejerskernes behov, så opfyldte det ikke behovene i praksis. 

Tilbage til det basale

Denne erfaring fik Ascom til at indse, at det ikke så meget er selve driften af systemet, men snarere implementeringen, der er afgørende. Ifølge Martijn Franken, klinisk fysiker på Bravis Hospital, er supporten fra et tværfagligt team, der dækker både pleje og teknologi, af afgørende betydning, når man "går i luften". Martijn beskæftiger sig med kvaliteten og sikkerheden for al medicinsk teknologi på mor-barn-centeret og var derfor aktivt involveret i implementeringen af systemet. Martijn: "Da vi  bemærkede, at ændringen var for stor for medarbejderne, besluttede vi os for at gå tilbage til det basale. Vi deaktiverede midlertidigt alle alarmsystemets ekstra funktioner, så kun de helt uundværlige funktioner var i brug. Resultatet blev, at systemet blev mere struktureret for sygeplejerskerne, så de kunne bruge deres energi på at tilpasse sig til den nye situation."

Set i bakspejlet ville det have været bedre at vente med at finjustere alarmsystemet, indtil alle arbejdsprocesserne var blevet konfigureret – en opgave, der ofte tager tid, når afdelinger bliver omlagt eller sammenlagt.  Martijn: "Da sygeplejerskerne havde vænnet sig til den nye situation, kunne vi genindføre alle de ekstra funktioner gradvist. Vi har trods alt valgt systemet netop på grund af alle de avancerede ekstrafunktioner."

Tildelingen af alarmer, som i første omgang gav mange forstyrrelser, skabte nu ro på afdelingen, efter at den var blevet implementeret korrekt. Resultatet var, at sygeplejerskerne kun modtog alarmer på deres mobile enheder for de patienter, som de var ansvarlige for.

Filterfunktionen, som prioriterer alarmer, blev også anvendt. Det er ikke nødvendigt, at sygeplejerskerne modtager alle typer af alarmer. Martijn: Ifølge sagens natur vil sygeplejersker hele tiden vide, hvordan deres patienter har det, så de kan udføre arbejdet så sikkert som muligt. Men i tilfælde af alarmer er det ofte kontraproduktivt, fordi det hurtigt skaber alarmtræthed. Risikoen er, at kritiske alarmer ikke bliver ikke hørt på grund af overbelastning. Det er derfor, de ikke-hastende alarmer blev identificeret. Disse alarmer kan kun ses i centralmodtagelsen og på patientens stue, de sendes ikke videre til medarbejdernes mobile enheder." 

ascom-image-
ascom-image-

Personlig tilpasset assistance

Så hvad er fællesnævneren i alle disse eksempler? Al den uro, der opstår ved indførelsen af et nyt system, kan forhindres ved at reagere bedre på medarbejdernes behov. På mor-barn-centeret på Bravis var det nødvendigt at opdele implementeringen af systemet i håndterbare faser ved midlertidigt at deaktivere alle ekstrafunktionerne. Ofte bliver der også tale om en såkaldt finjustering, som får systemet til at fungere mere effektivt ved hjælp af nogle få, små justeringer. Hvilke justeringer, der er behov for, finder man først ud af i praksis, når medarbejderne begynder at arbejde med systemet.   

En øjenåbner

Dette praktiske eksempel viser os igen, hvor vigtig implementeringen af plejeteknologi er: Den omfatter meget mere end blot levering af en teknisk installation. Teknologien gør det kun muligt at arrangere plejen på en anden måde og mere effektivt, men det er slutbrugeren, der bestemmer, om det lykkes i praksis. Det er derfor, det er så vigtigt at udvikle, teste og implementere teknologien i samarbejde med sygeplejerskerne. Men samarbejdet med andre eksperter er også afgørende. Martijn: "Implementeringen i mor-bar-centeret på Bravis Hospital har involveret mange forskellige fag. Ud over sygeplejerskerne har læger, gynækologer og plejeledelsen også spillet en væsentlig rolle. Desuden er der teknologiteamet med eksperter inden for medicinsk teknologi, klinisk fysik, IT og indkøb. Det er først, når alle disse eksperter arbejder tæt sammen som et team, at man er i stand til at finde det bedste system og den bedste tilgang til plejen."

Også efter at plejeteknologien er taget i brug, er der meget at vinde ved regelmæssig evaluering i perioden umiddelbart efter, at man går i luften. På Bravis mor-barn-centeret gav det en indsigt, som man som udenforstående ganske enkelt aldrig ville have overvejet. Derfor er det en utopi at forvente, at man kan implementere et system, der får det hele til at hænge sammen fra dag ét. Det er derfor, vi hos Ascom altid planlægger en række opfølgende diskussioner umiddelbart efter, at et system går i luften, for at analysere flaskehalse og risici. På grundlag af denne analyse er det muligt at gennemføre de nødvendige forbedringer. Vi gør det konkret ved at tildele alle de nødvendige aktiviteter til de rigtige personer i teamet. Disse aktiviteter vedrører ikke kun teknologi, men også de såkaldte "bløde" aktiviteter, f.eks. ekstra vejledning til sygeplejerskerne i brugen af det nye system eller ændringer af arbejdsgangene. Ingen er interesserede i, at sygeplejersker bruger deres tid på at få teknologien til at fungere. Teknologien skal støtte sygeplejerskerne mest muligt, så de kan udføre deres arbejde bedre og lettere. På Bravis mor-barn-centeret handler det i sidste ende om plejen af de allermindste patienter. Hvordan kan sygeplejersken observere og pleje dem så godt som muligt? Selv når man taler om teknologi, handler det altid om kernen i patientplejen