Een systeem ontwerpen dat direct naadloos aansluit bij de praktijk is een utopie

Laten we techniek en innovatie un-hypen, dat is misschien wel de belangrijkste taak voor zorgtechnologie bedrijven. Je kunt nog zo’n geavanceerde techniek ontwikkelen, als eindgebruikers er niet de toegevoegde waarde van inzien gaat het nooit werken zoals je bedacht hebt. Dat is, als aanbieder van ICT-systemen, wellicht gek om te zeggen, maar het is toch een van de belangrijkste praktijklessen die we willen delen. 

Caroline Ruiter, Clinical Consultant Ascom

One-size-fits-all?

Sowieso pakt techniek in de praktijk altijd anders uit dan op papier, het is namelijk geen one-size-fits-all. Iedere organisatie en iedere afdeling werkt weer op een andere manier.

Een goed voorbeeld dat dit illustreert is onze samenwerking met het Bravis Moeder & Kindcentrum, waar wij een medisch monitoringsysteem integreerden voor de afdeling neonatologie. Een bijzondere afdeling waar, net als op een IC, alarmen ruim vertegenwoordigd zijn. De vraag was dan ook om met een slim systeem de alarmen te prioriteren en toe te wijzen, zodat de hoeveelheid alarmen wordt teruggebracht en het werk voor verpleegkundigen overzichtelijker wordt. Op basis van wensen en vereisten is er vervolgens een intelligent alarmsysteem ingericht en op de afdeling geïmplementeerd. Uiteraard met het uitgangspunt dat verpleegkundigen nu een stuk gemakkelijker kunnen werken. Maar toen na de implementatie een evaluatie volgde, bleek het in eerste instantie helaas anders te hebben uitgepakt.

Niet zoals op papier

Uit de evaluatie kwam naar voren dat neonatologieverpleegkundigen horendol werden van alle alarmen op de afdeling, terwijl het systeem mede bedoeld was om het aantal alarmen terug te dringen. Wat ging er mis?

In de praktijk bleek onder andere dat de toewijzing van alarmen niet goed was ingesteld, waardoor iedere verpleegkundige de alarmen van de hele afdeling ontving. Het toewijzen van alarmen is in de basis een mooie extra functionaliteit die het werk van verpleegkundigen gemakkelijker moet maken, maar in de praktijk zorgde het alleen maar voor extra stress. En deze extra stress konden medewerkers niet gebruiken, zeker niet aangezien Bravis de verloskundige zorg vier jaar geleden concenteerde op één locatie, waarbij meerdere bestaande afdelingen en teams werden samengevoegd. Voor veel medewerkers was alles nieuw; de omgeving, de werkwijzen en dus ook de systemen. De overgang was erg groot en de implementatie van het alarmsysteem verliep daarom niet zo soepel. Hoewel het systeem op papier precies voldeed aan de behoeften van verpleegkundigen, bleek dat in de praktijk niet voldoende. 

Terug naar de basis

Door deze ervaring besefte Ascom dat niet zozeer de werking van het systeem, maar met name de implementatie ervan cruciaal is. Volgens Martijn Franken, klinisch fysicus bij het Bravis ziekenhuis, is op het moment van ‘livegang’ vooral multidisciplinaire teamondersteuning vanuit zorg en techniek belangrijk. Martijn houdt zich bezig met de kwaliteit en veiligheid van alle medische technologie binnen het Moeder & Kindcentrum en was hierdoor nauw betrokken bij de implementatie van het systeem. Martijn: “Toen we merkten dat de verandering te groot was voor medewerkers, hebben we besloten om even terug te gaan naar de basis. We hebben alle extra functionaliteiten van het alarmsysteem tijdelijk uitgeschakeld, waardoor we alleen de broodnodige functies gebruikten. Hierdoor werd het systeem voor verpleegkundigen overzichtelijker, zodat zij hun energie konden gebruiken om te wennen aan de nieuwe situatie.” 

Achterafgezien was het in deze situatie beter geweest om het alarmsysteem pas te finetunen nadat alle werkprocessen zijn ingeregeld, wat vaak nog even duurt in het geval van een reorganisatie of fusering van afdelingen. Martijn: “Toen verpleegkundigen eenmaal gewend waren aan de nieuwe situatie, zijn we alle extra functionaliteiten stuk voor stuk gaan inregelen. We hebben immers voor dit systeem gekozen juist door alle geavanceerde extra’s die het biedt.”

ascom-image-
ascom-image-

De toewijzing van alarmen, die in eerste instantie zoveel onrust gaf, bracht na een goede implementatie juist rust op de afdeling. Hierdoor ontvingen verpleegkundigen op hun mobiele device namelijk alleen de alarmen van de patiënten waarvoor zij die dienst verantwoordelijk waren.

Daarnaast is ook de functie ‘filteren’ benut, waardoor alle alarmen geprioriteerd werden. Het is voor verpleegkundigen namelijk niet nodig om alle soort alarmen te ontvangen. Martijn: “Van nature hebben verpleegkundigen vaak de drang om continu te willen weten hoe het met een patiënt gaat om zo veilig mogelijk te werken. Maar in het geval van alarmering werkt dit vaak averechts, want er ontstaat dan al snel alarmmoeheid. Het risico is dat de echt kritische alarmen door de overload niet gehoord worden. Daarom is er samen met de medewerkers bepaald welke alarmen niet dringend zijn. Deze alarmen zijn dan alleen te zien bij de centrale balie en op de kamer van de patiënt en komen dus niet binnen op mobiele devices van medewerkers.”

Hulp op maat

Wat is nu de gemene deler bij al deze voorbeelden? Alle onrust bij de introductie van een nieuw systeem is te voorkomen door beter in te spelen op de behoeften van medewerkers. In het geval van het Bravis Moeder & Kindcentrum, was het nodig om de implementatie van het systeem op te knippen in behapbare stukjes, door alle extra functionaliteiten tijdelijk uit te schakelen. En daarnaast is het vaak een kwestie van aan de zogenoemde knoppen draaien, waardoor het systeem met wat kleine aanpassingen in de instellingen wel naadloos aansluit. Maar wat die aanpassingen precies zijn, dat ontdek je pas in de praktijk als medewerkers daadwerkelijk met het systeem gaan werken.

Eyeopener

Dit praktijkvoorbeeld liet ons opnieuw inzien hoe cruciaal de implementatie is van zorgtechnologie; het is zoveel meer dan het opleveren van een technische installatie. De techniek faciliteert slechts de mogelijkheid om de zorg anders en efficiënter in te gaan richten, maar de eindgebruiker bepaalt of het ook daadwerkelijk succesvol wordt. Daarom is het zo belangrijk om techniek samen met de verpleegkundigen te ontwerpen, te testen en te implementeren. Maar ook de samenwerking met andere experts is cruciaal. Martijn: “Binnen het Bravis Moeder & Kindcentrum zijn veel verschillende professionals betrokken geweest bij de implementatie. Naast de verpleegkundigen speelden ook kinderartsen, gyneacologen en het zorgmanagement een belangrijke rol. En dan heb je nog het team van techniek, met onder andere medische technologie, klinisch fysica, ICT- en inkoopexperts. Pas al deze experts als team nauw samenwerken ben je in staat te bepalen wat het beste systeem en de beste aanpak is voor het zorgproces.”

Maar ook als de zorgtechnologie eenmaal in gebruik genomen is, is er veel winst te behalen door het in de eerste periode na de livegang regelmatig te evalueren. Bij het Bravis Moeder & Kindcentrum zorgde dit voor inzichten die je als outsider simpelweg niet zelf kan bedenken. Het is dan ook een utopie om te verwachten dat je in één keer een systeem implementeert dat naadloos aansluit. Daarom plannen wij vanuit Ascom voortaan na de livegang van een systeem een aantal vervolgafspraken om een analyse uit te voeren waarin de knelpunten en risico’s worden beschreven. Op basis van deze analyse worden de gewenste situatie en de vereiste optimalisaties in kaart gebracht. Dit maken we dan concreet door direct alle benodigde acties uit te zetten bij de juiste personen binnen het team. Deze acties behelzen dan niet alleen de techniek, maar ook zogenoemde ‘zachte’ acties, zoals extra begeleiding voor verpleegkundigen bij het gebruik van het nieuwe systeem of aanpassingen in werkprocessen. Je wil uiteraard niet dat verpleegkundigen bezig zijn om de techniek te faciliteren. De techniek moet juist de verpleegkundigen zo goed mogelijk faciliteren, waardoor zij hun werk gemakkelijker en beter kunnen uitvoeren. In het geval van het Bravis Moeder & Kindcentrum gaat het uiteindelijk om de zorg voor de allerkleinste patiëntjes. Hoe kunnen verpleegkundigen hen zo goed mogelijk observeren en verzorgen? En zo kom je, ook al heb je het over techniek, toch altijd weer bij de kern van de zorg.