ascom-image-

 

Lag en effektiv alarmkjede med automatiserte prosesser

Alarmhåndteringen ved sykehus er en komplisert oppgave som ofte involverer mange personer og mye stress. Derfor vil det alltid være en risiko for at det skjer feil. Når man kan sende alarmmeldinger med tydelige instrukser direkte til personalets mobile enheter, øker sannsynligheten for at man får en korrekt og mer effektiv innsats.

God oversikt og tydelige instrukser er to helt avgjørende forutsetninger for et effektivt og sikkert alarmforløp. Det er særlig på disse to punktene at tradisjonelle alarmsystemer kommer til kort, fordi de bruker enveisvarsler som krever at de involverte medarbeiderne aktivt må søke opp informasjon og ikke kan konsentrere seg 100 prosent om oppgaven.

    Et alarmsystem basert på forhåndsdefinerte prosedyrer og automatiserte prosesser gir et mer smidig alarmforløp og vesentlig bedre pasientsikkerhet. Det finnes forskjellige grader av automatiserte løsninger på markedet, og det kan være ganske vanskelig å finne ut hvilke funksjoner som er nødvendige for å sikre en skikkelig pålitelig alarmhåndtering.

Alarminstrukser rett i lommen

De aller fleste alarmsystemer inneholder en viss grad av automatisering og kan være basert på enveis personsøkere. Alarmene sendes direkte til relevant personale, men krever at personalet deretter tar telefonisk kontakt med sentralen for å få informasjon om hvor de skal. I de nye alarmsystemene kan enveis personsøker erstattes av toveis ”personsøker” for sikker kvittering og kvalitetssikring, eller benytte mobile enheter som gjør det mulig med mer informative alarmmeldinger. Alarmene ledsages automatisk av presise instrukser om hva personalet skal gjøre, slik at de ikke trenger å finne en telefon og ringe opp sentralen.

    – Jo mer målrettet og informativ alarmmeldingen er, desto bedre forutsetninger har personalet for å opptre raskt og korrekt. Det er i bunn og grunn det god alarmhåndtering dreier seg om, sier Jesper Mathiesen, produktsjef i Ascom. – De nye alarmsystemene gir helt andre muligheter enn de tradisjonelle løsningene. Når personalet får alarminstruksene rett i lommen, får de oversikt over situasjonen med det samme og kan kvittere for mottak. Dette skaper ro og kontrollerte forløp.

Kvittering gir god oversikt og trygghet

Kvitteringsfunksjonen er kanskje den mest sentrale funksjonen i alarmsystemet. I noen systemer kan kvitteringsfunksjonen utvides i alarmsituasjoner der sykehuset trenger å dokumentere alarmforløpet. Det kan være utvalgte medarbeidere f.eks. anestesilegen dersom det dreier seg om hjertestans, som skal kvittere ved mottatt alarm, deretter ved ankomst til alarmstedet og når oppgaven er utført. Dette er en viktig funksjon som i tillegg til å gi dokumentasjon, også gjør det mulig for sykehuset å måle og sammenligne innsatsens effektivitet og kvalitet, slik at man fortløpende kan optimalisere de enkelte parameterne i prosessen.

 

Automatisk eskalering

Ikke alle alarmsituasjoner går som planlagt. Derfor må alarmsystemet ta høyde for avvik. Tradisjonelt er telefonen det viktigste redskapet i slike situasjoner, men det er mulig å ta i bruk et finmasket sikkerhetsnett av automatiske og manuelle eskaleringsprosedyrer ut over alarmkjeden for å oppnå raskere innsats. Hvis en medarbeider f.eks. ikke kvitterer for en alarm, bør alarmsystemet etter få sekunder sende alarmen videre til den neste person på listen som har korrekt kompetanse.

Den automatiske eskaleringen bør støttes av en overvåkingsfunksjon som gjør det mulig for f.eks. sentralen å gripe inn dersom alarmkjeden av en eller annen grunn svikter. Det gir ekstra sikkerhet til de automatiserte prosessene og gjør det mulig for det enkelte sykehuset og de enkelte avdelingene å definere egne eskaleringsprosedyrer. Det kan være visse alarmtyper som alltid skal eskaleres manuelt, eller situasjoner der man ønsker at den manuelle eskaleringen skal tre i kraft tidligere enn ved andre alarmtyper.

    – De automatiske og manuelle eskaleringsprosedyrene erstatter manuell oppringing, der sentralbordpersonalet kan bli sittende og forgjeves ringe etter hjelp under sterkt tidspress. Det er imidlertid viktig at alle involverte – både sentralbordpersonalet og det kliniske personalet – automatisk mottar statusoppdateringer om alarmforløpet, uansett om kjeden kjøres helt automatisk, delvis automatisk eller helt manuelt. Statusoppdateringene gir oversikt og fjerner stress, noe som er alfa og omega i et godt alarmforløp, sier Jesper Mathiesen.

Automatiske instrukser og prioriteringer

I noen alarmsystemer er også instruksene automatisert, noe som er til stor hjelp for medarbeiderne ved sentralen. I stedet for å bruke gule huskelapper og ringpermer med håndskrevne instrukser, blir instruksene for en gitt alarmtype automatisk presentert på skjermen når det mottas en alarm. Den presise instruksen gir trygghet og minimerer risikoen for at personalet skal begå feil. Det er en risiko som alltid er til stede når handlinger baseres på ustrukturert informasjon.

Automatisk prioritering av de forskjellige alarmtypene er en annen viktig funksjon for medarbeiderne ved sentralen og tar høyde for at flere alarmer kan aktiveres samtidig. Det kan være vanskelig å vite hvilke alarmer som er mest kritiske og som krever ekstra fokus. Derfor kan det være en god hjelp å ha forhåndsdefinerte prosedyrer for alarmprioriteringen. Noen alarmsystemer kan dessuten integreres med posisjoneringsutstyr, slik at de medarbeiderne som befinner seg nærmest og som har riktig kompetanse, kan tilkalles raskt og presist. Dette foregår også i en automatisert flyt basert på regler, og kan være med på å effektivisere og målrette alarmprosessen ytterligere.

Bedre driftsøkonomi med ett alarmsystem

Ved mange sykehus håndteres de kliniske og tekniske alarmene i atskilte systemer. Det er store driftsøkonomiske og sikkerhetsmessige fordeler ved å velge et samlet system som overvåker både akuttalarmer (for eksempel hjertestans, overfall og akutt sectio) og bygningsrelaterte alarmer som brann, ventilasjon, gass, vann, varme, strøm osv. I forhold til de tekniske alarmene vil man da dels oppnå de samme sikkerhetsmessige fordelene rundt tildelinger og prioriteringer som gjelder for akuttalarmene. I tillegg får man delvis anledning til å samle hele alarmovervåkingen på ett sted når det er lite aktivitet og bemanningen allerede er lav. Dette kan være lokalt på sykehuset eller på tvers av flere sykehus og regioner.

    – Det er alltid økonomisk fornuftig å begrense antall systemer som skal vedlikeholdes. Velger man en løsning med et intuitivt brukergrensesnitt, reduserer man også behovet for tidkrevende medarbeideropplæring og kan forholdsvis raskt installere alarmsystemet på tvers av ulike avdelinger og faggrupper, sier Jesper Mathiesen.

Teknisk sikkerthetsnett

    – En automatisert alarmflyt er vesentlig bedre enn de tradisjonelle manuelle alarmprosessene, både hva gjelder pasientsikkerhet og arbeidsmiljø. Alarmkjeden blir mer effektiv og pålitelig, og fordi alle trinnene i alarmprosessen kan loggføres og dokumenteres, inneholder de også en form for innebygget læring som gjør det mulig å optimalisere prosedyrene. Et automatisert alarmsystem krever naturligvis en sterk og helt pålitelig infrastruktur. Det er ikke rom for at en PC eller server plutselig svikter i situasjoner der det kan stå om livet. Derfor er det helt avgjørende at det finnes en komplett speiling av alarmsystemet som kan ta over hvis noe av utstyret bryter sammen. Teknisk sett er dette enkelt å løse, så det bør ikke gjøre beslutningen vanskeligere, sier Jesper Mathiesen.

Av Hanne Hyldborg

Alarmhandtering
PDF

Alarmhandtering

Lag en effektiv alarmkjede med automatiserte prosesser