Det går inte att skapa ett system som passar perfekt i alla sammanhang

Låt oss tala klarspråk om teknik och innovation. Det är nog en av de viktigaste uppgifterna för teknikföretag inom vården. Vi kan utveckla avancerade lösningar, men om inte användarna upplever tekniken som ett mervärde kommer systemen aldrig att fungera som det är tänkt. Att en IT-leverantör säger så kan tyckas märkligt, men det är en viktig, praktisk insikt som vi gärna vill förmedla.

Caroline Ruiter, Ascom Clinical Consultant, Holland

En och samma lösning för alla?

Teknik fungerar helt olika i teorin och i praktiken, och en och samma lösning kan aldrig passa perfekt överallt. Alla organisationer eller avdelningar arbetar på lite olika sätt.

Ett exempel som illustrerar detta är vårt samarbete med Bravis Mother & Child Center, i Holland, där vi har integrerat ett medicinskt övervakningssystem för neonatalavdelningen. Det är en mycket speciell avdelning där larmen har stor betydelse, i likhet med intensivvårdsavdelningar. Uppgiften var att prioritera och allokera larmen med hjälp av ett smart system, så att antalet larm reducerades och sköterskornas arbete blev mer strukturerat. Baserat på önskemålen och kraven konfigurerades sedan ett intelligent larmsystem som installerades på avdelningen, med det uttalade syftet att underlätta sköterskornas arbete. Men när systemet sedan utvärderades var resultatet något helt annat

Inte som på papperet

I utvärderingen framkom det att neonatalsköterskorna drevs till vansinne av de ständiga larmen på avdelningen, trots att ett av målen med systemet var att reducera antalet larm. Vad hade gått snett?

Rent praktiskt var det allokeringen av larmen som inte hade konfigurerats på rätt sätt, och därför skickades samtliga larm på avdelningen till alla sköterskor. Allokering av larm är i grunden en bra funktion som är avsedd att underlätta sköterskornas arbete, men i praktiken skapade den bara ökad stress. Och sköterskorna behövde definitivt inte ytterligare stress, eftersom Bravis för fyra år sedan hade koncentrerat all förlossningsvård till en samlad enhet och samtidigt slagit ihop olika avdelningar och team. För många medarbetare var allting nytt – arbetsmiljön, arbetsmetoderna och även systemen. Det var en enorm förändring och implementeringen av larmsystemen gick inte så smidigt som det var tänkt. Även om systemet på papperet exakt motsvarade sköterskornas behov så var det inte tillräckligt bra i praktiken. 

Back to basics

Ascom tog till sig detta och insåg att det inte i första hand är driften utan implementeringen av systemet som är avgörande. Enligt Martijn Franken – sjukhusfysiker på Bravis-sjukhuset – är tvärvetenskapligt stöd till teamen, både vad gäller vård och teknik, av största betydelse när ett system tas i drift. Martijn har hand om kvalitet och säkerhet för all medicinteknisk utrustning på Mother & Child Center, och var därför mycket involverad i implementeringen av systemet.
– När vi insåg att personalen inte kunde hantera så stora förändringar på en enda gång bestämde vi oss för att återgå till grunderna. Vi stängde tillfälligt av alla extrafunktioner i larmsystemen, så att bara de allra viktigaste funktionerna var i bruk. Det gjorde systemet mer strukturerat för sköterskorna, vilket gav dem möjlighet att anpassa sig till den nya situationen, säger Martjin Franken.

Så här i efterhand inser vi att det hade varit bättre att vänta med finjusteringen av larmsystemet tills alla arbetsrutiner var fastställda, något som ofta tar tid efter en omorganisation eller sammanslagning.

– När sköterskorna hade vant sig vid sin nya arbetssituation kunde vi gradvis återintroducera alla extrafunktioner. Vi hade trots allt valt systemet just för de många avancerade extrafunktionerna, säger Martjin.

Larmallokeringen, som orsakade all denna stress i början, skapade lugn på avdelningen när den väl var korrekt implementerad. Det innebar att sköterskorna bara behövde ta emot larm på sina mobila enheter som kom från de patienter som de hade ansvar för.

De använde även filtreringsfunktionen för att prioritera larmen. Med den kan sköterskorna välja att inte ta emot vissa typer av larm.
– Det ligger i sköterskornas natur att alltid vilja veta hur patienterna mår, för att kunna göra ett så bra jobb som möjligt. Men när det handlar om larm kan denna inställning motverka sitt syfte och leda till larmtrötthet. Risken är att viktiga larm drunknar i mängden på grund av överbelastning. Därför identifieras endast akuta larm. Icke akuta larm visas bara i receptionen och patientrummen, och skickas inte till personalens mobila enheter, säger Martjin.

ascom-image-
ascom-image-

Individuell assistans

Vad är då den gemensamma nämnaren i dessa exempel? All stress som uppstår vid införandet av ett nytt system kan undvikas genom ökad anpassning till personalens behov. I fallet med Bravis Mother & Child Center var det nödvändigt att dela upp implementeringen av systemet i hanterbara steg, genom att tillfälligt stänga av alla extrafunktioner. Ofta kan det också krävas en del finjusteringar innan systemet är helt anpassat till arbetsrutinerna på avdelningen. Men vilka justeringar det handlar om upptäcker man i praktiken först när personalen har börjat använda systemet
  

Ögonöppnare

Det här är ytterligare ett exempel på hur viktigt det är med implementeringen av teknik inom vården. Det handlar om så mycket mer än bara den tekniska installationen. Tekniken skapar möjlighet att inrätta vården på nya och effektivare sätt, men det är slutanvändaren som avgör om lösningen fungerar i praktiken eller ej.
– Därför är det så viktigt att utforma, testa och implementera teknik i nära samarbete med vårdpersonalen, men samarbete med andra experter är också avgörande, säger Martjin. 

Men även när systemet är driftsatt finns det många fördelar med att genomföra regelbundna utvärderingar under den inledande fasen. På Bravis Mother & Child Center gav det insikter som man som utomstående inte hade kunnat föreställa sig. Därför är det en utopi att tro att man ska kunna implementera ett system som helt sömlöst passar in på en gång. Det är därför vi på Ascom alltid bokar in uppföljande diskussioner direkt efter det att systemet tagits i drift för att genomföra en analys där flaskhalsar och risker identifieras. Baserat på denna analys kan nödvändiga förutsättningar och förbättringar introduceras. Vi åstadkommer detta genom att fördela de nödvändiga åtgärderna till rätt personer i teamet. Det rör sig inte bara om tekniska åtgärder utan även om så kallade mjuka åtgärder, där sköterskorna kan få ytterligare vägledning i hur de ska använda systemet eller där arbetsprocesser kan behöva anpassas. Naturligtvis vill man inte att sköterskorna ska ägna sin tid och energi åt att anpassa sig till tekniken. Tekniken ska i möjligaste mån underlätta tillvaron för vårdgivarna, så att deras arbete blir enklare och effektivare. Vad gäller Bravis Mother & Child Center handlar det i slutänden om att ta hand om våra allra minsta patienter. Hur kan sköterskorna ge dem bästa möjliga vård och omhändertagande? Även när det är teknik som diskuteras återkommer man alltid till det som är kärnan inom all vårdverksamhet.