Paperilla kaikki on toisin

Teknologisten innovaatioiden hypetys on turhaa, jos uudet ratkaisut eivät vastaa käyttäjien todellisiin tarpeisiin tai jos niiden tarjoamat mahdollisuudet jäävät syystä tai toisesta hyödyntämättä. Kehittyneinkin tekninen järjestelmä muuttuu pelkäksi kulueräksi, jos se ei tuota kaivattua lisäarvoa. Näin ei saisi käydä.

Caroline Ruiter, Ascom Clinical Consultant

Tekniikka toimii usein käytännössä eri tavoin kuin paperilla. Huippuunsa hiottu ICT-järjestelmä saattaa pahimmillaan jopa vaikeuttaa työntekoa, vaikka sen avulla voitaisiinkin tehostaa toimintaa merkittävästi. Syynä ei-toivottuun lopputulokseen on yleensä se, että järjestelmiä kehitetään kuuntelematta tai ymmärtämättä käyttäjien todellisia tarpeita.

Teknologiayritysten ja terveydenhuollon ammattilaisten välinen vuoropuhelu on välttämätöntä, jotta uudet innovaatiot saataisin paremmin hyötykäyttöön ja palvelemaan käyttäjiään. Ascom panostaakin yhä enemmän kliiniseen konsultaatioon, jonka tavoitteena on löytää toimivin ratkaisu kunkin asiakkaan tarpeisiin.

Sama ratkaisu ei sovi kaikille

Asiakkaan lähtötilanteen kokonaisvaltainen ymmärtäminen on tärkeää, sillä yhtä kaikille sopivaa ratkaisua ei ole olemassa: jokainen organisaatio ja jokainen osasto toimii omalla tavallaan. Hyvänä esimerkkinä on Bravis-sairaalan naisten ja lasten keskuksen vastasyntyneiden teho-osasto, jonne toteutimme lääkintälaiteintegraation.

Vastasyntyneiden teho-osastolla on runsaati hälytyksiä, ja älykkäällä hälytysjärjestelmällä haluttiin helpottaa hoitajien työtä. Lopputulos oli kuitenkin päinvastainen: hoitajat olivat tulla hulluksi hälytysten valtavasta määrästä, vaikka järjestelmä oli tarkoitettu nimenomaan hälytyksiä vähentämään. Mikä meni pieleen? 

Selvityksissä kävi ilmi muun muassa se, että mahdollisuutta priorisoida hälytyksiä ei oltu hyödynnetty lainkaan, jolloin kaikki hälytykset välittyivät jokaiselle hoitajalle. Hälytysten jakamisen piti olla hoitajien työtä helpottava lisätoiminto, mutta käytännössä se aiheuttikin lisää stressiä – eikä ylimääräistä kuormitusta osastolla todellakaan kaivattu.

Sairaalassa oli tapahtunut hiljattain suuria muutoksia, kun kaikki synnytykset ja niihin liittyvät hoidot oli keskitetty samaan paikkaan. Muutoksiin sopeutuminen oli vielä kesken, eikä hälytysjärjestelmän toteutuskaan sujunut kovin hyvin. Järjestelmä kyllä täytti hoitajien tarpeet paperilla, mutta käytännössä se ei toiminut. Avuksi tarvittiin aikalisä.

Aikalisä avuksi

Kokemus oli meille muistutus järjestelmän käyttöönottovaiheen tärkeydestä. Myös Bravis-sairaalan lääkäri Martijn Franken pitää erittäin tärkeänä sitä, että käyttöönoton aikana tiimejä tuetaan sekä hoidon että tekniikan näkökulmasta. 

Vastasyntyneiden teho-osasto lääketieteellisen tekniikan laadusta ja turvallisuudesta vastaava Martijn osallistui järjestelmän käyttöönottoon tiiviisti. 

– Kun huomasimme, että muutos oli työntekijöille liian suuri, päätimme ottaa aikalisän. Kytkimme hälytysjärjestelmän kaikki lisätoiminnot tilapäisesti pois käytöstä, jolloin käyttöön jäivät vain elintärkeät toiminnot. Hoitajien oli helpompi saada järjestelmästä kokonaiskäsitys ja keskittyä paremmin uuden opetteluun, Martijn kertoo.

Jälkikäteen ajatellen hälytysjärjestelmään olisi kannattanut tehdä hienosäätöjä vasta uusien työprosessien vakiinnuttua.

– Kun hoitajat olivat sopeutuneet muutoksiin, otimme kaikki lisätoiminnot vähitellen uudelleen käyttöön. Valitsimmehan juuri tämän järjestelmän sen tarjoamien edistyneiden lisätoimintojen takia, Martijn huomauttaa.

ascom-image-
ascom-image-

Yhdessä eteenpäin

Aikalisä kannatti ottaa. Kun hälytysten jakaminen tehtiin toisella yrittämällä oikein, osasto muuttui huomattavasti rauhallisemmaksi. Hoitajat saivat nyt mobiililaitteisiinsa ainoastaan niiden potilaiden hälytykset, joista he olivat vastuussa.

Lisäksi osaston hälytyksiä priorisoitiin suodatustoiminnon avulla, sillä kaikkien hälytysten ei välttämättä tarvitse päätyä hoitajan älypuhelimeen.

– Hoitajat haluavat olla jatkuvasti tietoisia potilaansa voinnista. Jatkuviin hälytyksiin voi kuitenkin väsyä nopeasti, jolloin aidosti tärkeät hälytykset saattavat jäädä huomaamatta. Olemmekin yhdessä hoitajien kanssa seuloneet kiireelliset hälytykset vähemmän kiireellisistä. Jälkimmäiset näytetään ainoastaan keskusvalvomossa ja potilashuoneissa, eli niitä ei lähetetä työntekijöiden mobiililaitteisiin.  

Silmät auki jatkossakin

Tämä käytännön esimerkki muistutti meille, miten tärkeä hoitoteknologian käyttöönottovaihe on. Kyse on paljon muustakin kuin vain teknisen järjestelmän toimittamisesta. Tekniikka tarjoaa ainoastaan mahdollisuudet hoidon toteuttamiseen toisella tavalla ja aiempaa tehokkaammin, mutta loppukäyttäjä ratkaisee, onnistutaanko siinä. Siksi on tärkeää kehittää, testata ja toteuttaa tekniikkaa yhteistyössä hoitohenkilökunnan kanssa.  

– Käyttöönottoon osallistui monien alojen ammattilaisia: hoitajia, lastenlääkäreitä, gynekologeja ja hallinnollisen johdon väkeä. Myös lääketieteellisen tekniikan sekä ICT- ja ostoasiantuntioiden panos oli tärkeää, Martijn listaa.

Uuden teknologian käyttöönoton jälkeenkin tilannetta kannattaa seurata, sillä käyttäjiltä saadaan paljon arvokasta tietoa – saumattomasti toimivan järjestelmän toteuttaminen kertaheitolla on utopistinen ajatus.

Ascom järjestää käyttöönottovaiheen jälkeen useita seurantatapaamisia ja analysoi mahdolliset ongelmat huolellisesti. Analyysien avulla pystymme tekemään tarvittavat optimoinnit, jotta hoitajat voisivat suoriutua paremmin vaativasta työstään eli Braviksen tapauksessa pitämään huolta niistä kaikkein pienimmistä potilaista. Vaikka puhummekin tekniikasta, kaiken ytimessä on aina potilaan hyvä ja inhimillinen hoito.